Steuerberater für GmbH und UG: Aufgaben, Kosten, Suche

Eine GmbH oder UG braucht mehr als eine Steuererklärung. Sie muss bilanzieren, einen Jahresabschluss aufstellen, ihn offenlegen und eigene Steuererklärungen abgeben. Deshalb arbeiten die meisten Gesellschaften mit einer Kanzlei. Die passende findest du, wenn du Phase, Leistungen und Datenlage klar beschreibst.

Hier erfährst du, welche Pflichten anfallen, wie sich das Honorar zusammensetzt und worauf du achten solltest.

Welche Pflichten hat eine GmbH oder UG?

GmbH und UG (haftungsbeschränkt) sind Kapitalgesellschaften mit Pflichten, die ein Einzelunternehmer so nicht hat.

Pflicht	Was gilt	Quelle
Jahresabschluss	Bilanz und GuV nach §§ 242, 264 HGB	§ 5a Abs. 3 GmbHG verweist darauf
Offenlegung	Jahresabschluss elektronisch an das Unternehmensregister, spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag	§ 325 HGB
Steuererklärungen	Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer	§ 149 Abs. 3 AO
UG-Rücklage	Ein Viertel des Jahresüberschusses (abzüglich Verlustvortrag) in die gesetzliche Rücklage	§ 5a Abs. 3 GmbHG
Aufbewahrung	Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
E-Rechnung	Empfang seit 1.1.2025; Ausstellung im Inland zwischen Unternehmern mit Übergangsregeln bis Ende 2026 bzw. 2027	§ 14, § 27 Abs. 38 UStG

Hinzu kommen bei Beschäftigten die Lohnabrechnung und bei Gesellschafter-Geschäftsführern oft Fragen zu Gehalt, Ausschüttungen und Darlehen.

Was ein Steuerberater für deine Gesellschaft übernimmt

Eine Kanzlei übernimmt alles oder nur Teile. Typische Bausteine:

• Gründung: Einrichtung der Buchhaltung, Kontenrahmen, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Beratung zur Rechtsform.
• Laufend: Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Lohn, betriebswirtschaftliche Auswertungen.
• Jährlich: Jahresabschluss, Offenlegung, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung.
• Beratung: Geschäftsführergehalt, Ausschüttungen, Holding-Struktur, Gesellschafterwechsel, Liquidation.

Viele Gesellschaften buchen selbst oder über ein Buchhaltungsbüro und geben nur Abschluss und Erklärungen ab. Wie du diese Aufteilung sauber organisierst, steht im Ratgeber Buchhaltung auslagern.

Was kostet ein Steuerberater für eine GmbH oder UG?

Die Vergütung richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), soweit nichts anderes vereinbart ist (§ 1 StBVV). Eine abweichende Vergütungsvereinbarung muss in Textform geschlossen werden (§ 4 StBVV).

Die StBVV rechnet je Tätigkeit ab, zum Beispiel:

• Buchführung: Monatsgebühr nach dem Jahresumsatz oder Aufwand der Gesellschaft (§ 33 StBVV). Wenn du die Belege selbst kontierst, ist der Rahmen niedriger.
• Lohn: 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum für Lohnkonten und Abrechnung (§ 34 Abs. 2 StBVV).
• Jahresabschluss und Erklärungen: jeweils eigene Gebühren nach Gegenstandswert.

Vergleiche nur Angebote über denselben Umfang. Frag jede Kanzlei: Was ist laufend enthalten, was kostet der Abschluss, was wird für Beratung extra berechnet, und wie viel Vorarbeit erwartet ihr?

Das Stammkapital sagt nichts über das Beratungsbudget. Eine UG mit 1.000 Euro Stammkapital kann mehr Buchungsaufwand haben als eine ruhende GmbH.

GmbH oder UG: Worauf es bei der Kanzleiwahl ankommt

Gründungsphase

Beschreib, wo ihr steht: geplant, Notartermin vereinbart, eingetragen, erste Umsätze. Bei einer UG muss das Stammkapital vor der Anmeldung voll eingezahlt sein, Sacheinlagen sind ausgeschlossen (§ 5a Abs. 2 GmbHG).

Laufender Betrieb

Wichtig sind Branchenerfahrung und Datenwege. Ein Online-Shop mit Marktplätzen braucht eine Kanzlei, die Zahlungsanbieter, Gebühren und Auslandsverkäufe zusammenführen kann. Eine Agentur braucht Auswertungen nach Projekten. Ein Handwerksbetrieb braucht verlässliche Lohnabrechnung.

Mehrere Gesellschaften oder Gewerbe

Holding, Betriebs-GmbH, daneben ein Einzelunternehmen? Lege für jede Einheit Rechtsform, Belegmenge und Stand der Buchhaltung offen. Ob und wie die Bereiche zusammenhängen, prüft die Kanzlei.

Auslandsbezug

Kunden in der EU, Verkäufe an Privatkunden im Ausland, Gesellschafter mit Wohnsitz außerhalb Deutschlands: Nenne das ausdrücklich. Englischsprachige Betreuung ersetzt keine Erfahrung mit der konkreten Frage.

Kanzleiwechsel

Hört die bisherige Kanzlei auf oder passt nicht mehr, findest du Details zu Kündigung und Herausgabe der Unterlagen im Ratgeber Steuerberater wechseln.

Diese Unterlagen helfen im Erstgespräch

Mit diesen Punkten kann eine Kanzlei dein Mandat schneller einschätzen. Im öffentlichen Gesuch reichen Zusammenfassungen, die Unterlagen selbst teilst du erst mit der gewählten Kanzlei.

• Gesellschaftsvertrag und Handelsregisterauszug
• Letzter Jahresabschluss und letzte Steuerbescheide, falls vorhanden
• Stand der Buchhaltung: bis zu welchem Monat gebucht, mit welcher Software
• Zahl der Beschäftigten, Lohnsystem und letzter Abrechnungsmonat
• Bankkonten, Zahlungsanbieter, Shop- oder Kassensysteme
• Laufende Fristen und offene Schreiben vom Finanzamt
• Besonderheiten: Gesellschafterdarlehen, Beteiligungen, Auslandsumsätze

Fristen im Jahreslauf

Für die Jahreserklärungen gilt ohne Steuerberater regulär eine Frist von sieben Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres. Erstellt eine Kanzlei die Erklärungen, verlängert sich die Frist regulär bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres (§ 149 AO). Die Offenlegung des Jahresabschlusses muss spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag erfolgen (§ 325 HGB).

Plane den Wechsel oder Einstieg einer Kanzlei deshalb mit Blick auf diese Termine.

Häufige Fehler bei der Kanzleisuche

• Zu spät suchen: Wer erst kurz vor dem Jahresabschluss sucht, trifft auf volle Kanzleien.
• Nur nach Preis fragen: Ohne klaren Umfang sind Angebote nicht vergleichbar.
• Datenlage verschweigen: Rückstände oder fehlende Belege verändern später ohnehin das Angebot.
• Geschäftsführer-Themen vergessen: Gehalt, Darlehen und Ausschüttungen gehören in die Beratung, nicht nur die Buchhaltung.

So findest du über PinnDeals einen Steuerberater für deine GmbH oder UG

Auf PinnDeals beschreibst du dein Mandat in einem Gesuch, passende Kanzleien melden sich bei dir.

1. Gesuch kostenfrei einstellen: Branche, Rechtsform, Leistungen, Region, Beginn und auf Wunsch Budgetrahmen.
2. Antworten erhalten: Interessierte Kanzleien schreiben dir über das interne Nachrichtensystem.
3. Direkt entscheiden: Du wählst, mit wem du sprichst. Keine Verpflichtung, keine Vermittlungsprovision.

Im kostenfreien Standard-Paket erscheint dein Gesuch anonym. Statt des Firmennamens reichen Branche, Rechtsform und Bedarf für eine erste Einschätzung. Los geht es auf Steuerberater finden.

Echte Gesuche von Gesellschaften auf der Plattform:

• Sneaker-Resell wird zur UG – wir brauchen eine Kanzlei: Zwei Gründer verkaufen über eigenen Shop, Vinted und eBay und gründen jetzt eine UG.
• E-Commerce-UG sucht Kanzlei: Shop + Amazon + OSS: Haushaltswaren über Shop und Amazon, wachsender EU-Anteil, gesucht ist eine digitale Kanzlei mit E-Commerce-Erfahrung.
• Steuerberater für Liquidation einer UG gesucht: Steuerliche Begleitung der Liquidation einer kleinen UG in Berlin.

Vorlage für dein Gesuch

Titel: Steuerberater für [GmbH/UG] aus [Branche] gesucht

„Unsere [GmbH/UG] ist [in Gründung/eingetragen seit Jahr] und in [Branche] tätig. [Anzahl] Beschäftigte, ungefähr [Anzahl] Belege pro Monat, Software [Name]. Buchhaltung bearbeitet bis [Monat]. Gesucht: [FiBu/Lohn/Jahresabschluss/Steuererklärungen/Beratung zu Thema]. Besonderheiten: [Auslandsbezug/mehrere Gesellschaften/Marktplätze]. Start ab [Datum], Zusammenarbeit [vor Ort/digital]. Bitte nennt eure Erfahrung, den Übernahmeablauf und die Vergütungsgrundlage.“

Mehr zur Auswahl einer Kanzlei findest du im Hub-Artikel Steuerberater finden.

Häufige Fragen

Braucht eine GmbH zwingend einen Steuerberater?

Nein, gesetzlich nicht. Die Geschäftsführung kann Buchhaltung, Abschluss und Erklärungen selbst erstellen. Wegen Bilanzierung, Offenlegung und Körperschaftsteuer beauftragen die meisten Gesellschaften trotzdem eine Kanzlei.

Ist ein Steuerberater für eine UG günstiger als für eine GmbH?

Nicht automatisch. Die Pflichten sind weitgehend gleich, bei der UG kommt die gesetzliche Rücklage dazu. Das Honorar hängt vom Umfang ab, nicht von der Rechtsform.

Wann sollte ich den Steuerberater bei einer Gründung einbinden?

Möglichst vor dem ersten Umsatz. Dann lassen sich Buchhaltung, Konten und Belegwege von Anfang an passend einrichten.

Welche Angaben gehören nicht ins öffentliche Gesuch?

Firmenname, genaue Umsatzzahlen, Kundennamen und Bankdaten. Größenordnungen genügen. Details teilst du erst mit der Kanzlei, die du auswählst.