Steuerberater wechseln: Kündigung, Unterlagen, Ablauf

Du kannst deinen Steuerberater wechseln, wann du willst. Der Steuerberatervertrag lässt sich in der Regel jederzeit kündigen. Entscheidend ist nicht die Kündigung, sondern die Übergabe: Erst die neue Kanzlei finden, dann Zuständigkeiten, Unterlagen und Fristen klären, dann kündigen.

Hier erfährst du, was rechtlich gilt, welche Unterlagen du zurückbekommst und was hilft, wenn Kanzleien absagen.

Darf ich meinen Steuerberater einfach kündigen?

In den meisten Fällen ja. Steuerberater erbringen nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs „Dienste höherer Art“. Für solche Verträge gilt § 627 BGB: Du kannst ohne wichtigen Grund und ohne Frist kündigen.

Der BGH hat das 2019 auch für einen Vertrag bestätigt, der Buchhaltung und steuerliche Betreuung zusammen umfasste, obwohl eine Mindestlaufzeit vereinbart war (BGH, Urteil vom 2.5.2019, IX ZR 11/18; Zusammenfassung bei IWW).

Drei Punkte solltest du trotzdem prüfen:

• Dein Vertrag: § 627 BGB gilt nicht bei einem „dauernden Dienstverhältnis mit festen Bezügen“. Lies deine Mandatsvereinbarung und frag im Zweifel nach.
• Bereits erbrachte Leistungen: Was die Kanzlei bis zur Kündigung gearbeitet hat, musst du in der Regel bezahlen.
• Schriftform: Kündige schriftlich oder in Textform und nenne das gewünschte Enddatum. So gibt es später keinen Streit über den Stichtag.

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?

Ein Wechsel zum Jahreswechsel ist übersichtlich: Das alte Jahr wird abgeschlossen, das neue beginnt bei der neuen Kanzlei. Zwingend ist das nicht. Wichtiger ist eine klare Vereinbarung, wer welches Jahr fertigstellt.

Achte auf die Abgabefristen. Ist ein Steuerberater beauftragt, gelten für viele Jahreserklärungen längere Fristen. Regulär ist das der letzte Februartag des übernächsten Jahres (§ 149 Abs. 3 AO). Diese Frist hängt aber am Auftrag. Wenn du mitten in der Bearbeitung kündigst, kläre sofort, wer die offenen Erklärungen übernimmt.

Faustregel: Kündige erst, wenn die neue Kanzlei die Übernahme schriftlich bestätigt hat. Eine erste Interessensbekundung reicht dafür nicht.

Welche Unterlagen bekommst du zurück?

Nach § 66 Abs. 2 StBerG muss der Steuerberater dir auf Verlangen die Dokumente herausgeben, die er von dir oder für dich erhalten hat. Dazu gehören zum Beispiel Kontoauszüge, Rechnungen, Verträge und Steuerbescheide.

Die Hinweise der Bundessteuerberaterkammer zur Mandatsbeendigung stellen klar: Das gilt auch für elektronische Datenbestände.

Zwei Einschränkungen:

• Offene Rechnungen: Die Kanzlei darf die Herausgabe verweigern, bis ihre Gebühren bezahlt sind, solange das nicht unangemessen ist (§ 66 Abs. 3 StBerG). Begleiche offene Rechnungen deshalb zügig oder kläre Streitpunkte vorher.
• Arbeitsergebnisse und interne Notizen: Korrespondenz zwischen dir und der Kanzlei, Unterlagen, die du schon hast, und interne Arbeitspapiere fallen nicht unter die Herausgabepflicht. Arbeitsergebnisse wie Buchführungsdaten sind ein eigenes Thema. Sprich die Datenübergabe deshalb direkt an.

Nutzen beide Kanzleien dieselbe Software, läuft die Datenübergabe oft unkompliziert. Frag die neue Kanzlei, welches Format sie braucht.

Checkliste: Steuerberaterwechsel ohne Lücke

Schritt	Was du klärst	Mit wem
1. Stand aufnehmen	Buchhaltung bearbeitet bis Monat X, offene Jahre, laufende Lohnabrechnung	Du selbst
2. Neue Kanzlei suchen	Leistungen, Starttermin, Vergütung, Ansprechpartner	Neue Kanzlei
3. Übernahme bestätigen	Schriftliche Zusage zu Umfang und Beginn	Neue Kanzlei
4. Kündigen	Enddatum, offene Arbeiten, Schlussrechnung	Alte Kanzlei
5. Unterlagen anfordern	Belege, Bescheide, Verträge, Datenbestände	Alte Kanzlei
6. Fristen sichern	Wer erledigt welche Erklärung und welche Voranmeldung?	Beide Kanzleien
7. Vollmachten umstellen	Vollmachten für Finanzamt und weitere Stellen	Neue Kanzlei
8. Zugänge anpassen	Belegupload, Bankanbindung, Lohnsystem	Du und neue Kanzlei

Steuerberater nimmt keine neuen Mandanten an: Was jetzt?

„Wir nehmen derzeit keine neuen Mandanten an.“ Diesen Satz hören viele, die eine neue Kanzlei suchen. Er sagt etwas über die Kapazität dieser Kanzlei, nicht über dein Mandat.

Was hilft:

• Bedarf vorher klar beschreiben. Eine Kanzlei kann schneller zusagen, wenn sie Leistungen, Belegmenge und Starttermin kennt.
• Suche öffnen, wo es passt. Brauchst du wirklich Termine vor Ort? Wenn digitale Zusammenarbeit möglich ist, kommen deutlich mehr Kanzleien infrage. Mehr dazu im Ratgeber zur digitalen Steuerberatung.
• Teilaufträge anbieten. Vielleicht übernimmt eine Kanzlei zunächst den Jahresabschluss, später auch die laufende Buchhaltung.
• Umdrehen statt abtelefonieren. Statt einzeln anzurufen, beschreibst du dein Mandat einmal öffentlich. Kanzleien mit freier Kapazität melden sich bei dir.

So findest du über PinnDeals einen neuen Steuerberater

PinnDeals funktioniert nach dem Umkehrprinzip: Du veröffentlichst ein Gesuch, passende Kanzleien melden sich bei dir.

1. Bedarf kostenfrei beschreiben: Branche, Rechtsform, Leistungen, Region und gewünschter Beginn. Im Standard-Paket erscheint dein Gesuch anonym, ohne deinen Namen und ohne dein Profil.
2. Antworten erhalten: Kanzleien, für die dein Mandat passt, schreiben dir über das interne Nachrichtensystem.
3. Direkt entscheiden: Du wählst, mit wem du sprichst. Es gibt keine Vermittlungsprovision. Das Honorar vereinbarst du direkt mit der Kanzlei.

Registrierung und Gesuch kosten im Standard-Paket nichts. Bis zu zehn Inserate sind enthalten, Nachrichten empfängst du unbegrenzt. Starte direkt auf der Seite Steuerberater finden.

So sehen echte Wechsel-Gesuche auf der Plattform aus:

• Elektro-GmbH (8 MA) sucht Kanzlei ab 01.01.2027 – München: Die bisherige Kanzlei hört zum Jahresende auf. Gesucht sind Finanzbuchhaltung, Lohn und Jahresabschluss, vor Ort oder digital.
• Kfz-Meisterbetrieb sucht neuen Steuerberater: Ein Familienbetrieb im Sauerland mit 11 Mitarbeitern sucht nach einem Kanzleiverkauf einen festen Ansprechpartner.
• Marketing-Agentur (GmbH, 6 MA) wechselt die Kanzlei: Eine Agentur aus Stuttgart sucht eine digital arbeitende Kanzlei, Wechsel ideal zum 01.01.2027.

Alle drei nennen Leistungen, Starttermin und Art der Zusammenarbeit. Genau das brauchen Kanzleien für eine schnelle Einschätzung.

Vorlage für dein Wechsel-Gesuch

Titel: Neue Steuerkanzlei für [Rechtsform/Branche] ab [Datum] gesucht

„Wir sind [Branche], Rechtsform [Angabe], [Anzahl] Beschäftigte. Gesucht sind [FiBu/Lohn/Abschluss/Steuererklärungen] ab [Datum]. Buchhaltung bearbeitet bis [Monat], offene Jahre: [Angaben]. Ungefähr [Anzahl] Belege pro Monat, Software [Name]. Zusammenarbeit [vor Ort in Region/digital]. Bekannte Fristen: [Daten]. Bitte nennt euren Übernahmeablauf, benötigte Unterlagen und die Grundlage der Vergütung.“

Schreib den Wechselgrund sachlich. Vorwürfe gegen die bisherige Kanzlei gehören nicht in ein öffentliches Gesuch. Steuer-ID, Kontodaten und echte Belege auch nicht.

Worauf du bei der neuen Kanzlei achten solltest

Prüfe im Erstgespräch dieselben Punkte bei jeder Kanzlei:

• Berufsberechtigung: Im Amtlichen Steuerberaterverzeichnis siehst du, ob jemand als Steuerberater bestellt ist.
• Erfahrung mit deinem Fall: Rechtsform, Branche, Lohn, Auslandsbezug.
• Fester Ansprechpartner: Wer betreut dich im Alltag, wer vertritt im Urlaub?
• Übernahmeplan: Was braucht die Kanzlei von dir und von der alten Kanzlei?
• Vergütung: Was ist laufend, was jährlich, was wird extra berechnet?

Für GmbH und UG gibt es eigene Punkte, etwa Jahresabschluss und Offenlegung. Die findest du im Ratgeber Steuerberater für GmbH und UG. Allgemeine Auswahlkriterien stehen im Hub-Artikel Steuerberater finden.

Häufige Fragen zum Steuerberaterwechsel

Kann ich den Steuerberater während des Jahres wechseln?

Ja. Wichtig ist eine klare Absprache, wer die laufenden Monate und offenen Jahresarbeiten übernimmt. Lass dir den Übernahmeplan von der neuen Kanzlei bestätigen.

Muss ich einen Grund für die Kündigung nennen?

Nein. Bei einem Vertrag über Dienste höherer Art brauchst du nach § 627 BGB keinen wichtigen Grund. Prüfe trotzdem deine Mandatsvereinbarung.

Was passiert, wenn die alte Kanzlei Unterlagen zurückhält?

Bei offenen Gebühren darf sie die Herausgabe nach § 66 Abs. 3 StBerG verweigern, solange das nicht unangemessen ist. Kläre offene Rechnungen früh. Bei Streit kann die zuständige Steuerberaterkammer auf Antrag vermitteln (§ 76 Abs. 2 Nr. 3 StBerG).

Wie schnell finde ich einen neuen Steuerberater?

Das hängt von deinem Bedarf und der Kapazität der Kanzleien ab. Garantieren kann das niemand. Ein klares Gesuch mit frühem Starttermin erhöht deine Chancen.

Darf ich meinen alten Steuerberater als Grund für den Wechsel öffentlich nennen?

Lass es. Für die Suche brauchst du nur sachliche Angaben zu Leistungen, Stand und Starttermin.