Buchhaltung auslagern: Buchhalter, Lohn oder Steuerberater?

Du kannst die Buchhaltung an ein Buchhaltungsbüro oder an eine Steuerkanzlei auslagern. Ein qualifizierter Buchhalter darf laufende Geschäftsvorfälle buchen und die laufende Lohnabrechnung machen. Jahresabschluss, Steuererklärungen und steuerliche Beratung bleiben beim Steuerberater. Entscheidend ist deshalb, welche Aufgaben du abgeben willst.

Dieser Ratgeber zeigt dir, wer was darf, was Buchhaltung und Lohn kosten und wie du den passenden Dienstleister findest.

Buchhalter oder Steuerberater: Wer darf was?

Hilfe in Steuersachen ist in Deutschland grundsätzlich Steuerberatern und anderen befugten Berufen vorbehalten. § 6 StBerG macht eine Ausnahme für bestimmte Buchhaltungsaufgaben.

Danach dürfen auch Buchhalter folgende Tätigkeiten übernehmen:

• Kontenpläne anlegen
• laufende Geschäftsvorfälle buchen
• die laufende Lohnabrechnung erstellen
• die Lohnsteuer-Anmeldung fertigen

Voraussetzung: Verantwortlich ist eine Person mit kaufmännischer Abschlussprüfung oder gleichwertiger Vorbildung und mindestens drei Jahren Praxis im Buchhaltungswesen, mit mindestens 16 Wochenstunden (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG).

Aufgabe	Buchhalter (§ 6 StBerG)	Steuerberater
Belege sammeln, vorsortieren	Ja	Ja
Laufende Geschäftsvorfälle buchen	Ja	Ja
Laufende Lohnabrechnung, Lohnsteuer-Anmeldung	Ja	Ja
Umsatzsteuer-Voranmeldung	Nicht in der Aufzählung von § 6 StBerG enthalten	Ja
Jahresabschluss, EÜR	Nein	Ja
Steuererklärungen	Nein	Ja
Steuerliche Beratung	Nein	Ja

Frag bei jedem Angebot nach der Qualifikation und nach dem genauen Leistungsumfang. Wirbt ein Buchhaltungsbüro mit Leistungen über diese Liste hinaus, lass dir erklären, wer Abschluss und Erklärungen verantwortet.

Wann lohnt es sich, die Buchhaltung auszulagern?

Typische Anlässe:

• Du verbringst jeden Monat Stunden mit Belegen, statt mit Kunden.
• Die Buchhaltung hängt mehrere Monate hinterher.
• Du stellst Mitarbeiter ein und brauchst Lohnabrechnung.
• Deine Kanzlei will Belege nur noch vorkontiert oder digital.
• Du willst monatliche Auswertungen, um dein Geschäft zu steuern.

Ein häufiges Modell: Ein Buchhalter macht die laufende Buchhaltung und den Lohn, eine Kanzlei übernimmt Abschluss und Erklärungen. Das funktioniert gut, wenn klar ist, wer Daten liefert, wer Rückfragen klärt und in welchem Format übergeben wird.

Rechne dabei ehrlich: Wie viele Stunden im Monat verbringst du selbst mit Belegen, Abstimmungen und Lohn? Diese Zeit fehlt dir für Kunden und Mitarbeiter. Gleichzeitig nimmt dir ein Dienstleister nicht alles ab. Belege sammeln, Freigaben erteilen und Rückfragen beantworten bleibt bei dir. Je besser dieser Teil organisiert ist, desto günstiger und schneller arbeitet der Dienstleister.

Lohnbuchhaltung auslagern

Lohn ist fehleranfällig und termingebunden. Viele Betriebe geben ihn deshalb als Erstes ab. Für das Briefing brauchst du keine Personaldaten, sondern die Struktur:

• Zahl der Beschäftigten und Art: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Azubis
• Feste oder variable Vergütung, Zuschläge, Sachbezüge, Dienstwagen
• Letzter abgeschlossener Abrechnungsmonat und bisheriges System
• Wer liefert bis wann die monatlichen Änderungen?

Kosten: Übernimmt ein Steuerberater den Lohn, sieht die StBVV für Lohnkonten und Lohnabrechnung 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum vor. Die Einrichtung eines Lohnkontos kostet einmalig 6 bis 19 Euro je Arbeitnehmer (§ 34 StBVV). Die Lohnsteuer-Anmeldung ist damit abgegolten. Eine abweichende Vergütung kann in Textform vereinbart werden (§ 4 StBVV). Buchhaltungsbüros sind nicht an die StBVV gebunden und kalkulieren frei.

Was kostet es, die Buchhaltung auszulagern?

Für Steuerberater gibt die StBVV Rahmen vor. Die Monatsgebühr für die Buchführung hängt vom Umsatz oder Aufwand ab (§ 33 StBVV). Der Rahmen ist niedriger, wenn du Belege selbst kontierst oder in der Software der Kanzlei selbst erfasst.

Was den Preis bestimmt:

• Belegmenge: wie viele Buchungen pro Monat anfallen
• Vorarbeit: sortiert, digital, vorkontiert oder als Schuhkarton
• Komplexität: mehrere Konten, Zahlungsanbieter, Marktplätze, Auslandsbezug
• Rückstände: Aufarbeitung wird meist separat berechnet
• Auswertungen: monatlich, quartalsweise, mit Erläuterung

Vergleiche Angebote immer über denselben Umfang und denselben Anteil deiner Eigenarbeit.

Buchhaltung aufarbeiten: Rückstände richtig angehen

Hängt die Buchhaltung hinterher, hilft eine ehrliche Bestandsaufnahme:

• Welche Monate und Jahre sind offen?
• Welche Belege liegen vor, welche fehlen?
• Welche Konten und Zahlungswege gibt es?
• Gibt es Schreiben vom Finanzamt mit Fristen?

Frag den Dienstleister nach einem Plan, der Rückstand und laufenden Monat trennt. Sonst entstehen während der Aufarbeitung neue Lücken. Laufen Fristen, kläre sofort, wer sich darum kümmert. Ein Gesuch verlängert keine Frist.

Denk an die Aufbewahrung: Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Wechselst du später den Dienstleister, hast du Anspruch auf die Dokumente, die du übergeben hast (§ 66 StBerG für Steuerberater).

Checkliste: Übergabe an den neuen Dienstleister

Damit der Wechsel ohne Lücke klappt, kläre diese Punkte vor dem Start:

Punkt	Was du festlegst
Stichtag	Ab welchem Monat bucht oder rechnet der Neue ab?
Altdaten	Saldenvorträge, Lohnkonten, Stammdaten der Beschäftigten
Datenweg	Upload, Bankanbindung, Schnittstelle oder Exportdatei
Lieferfrist	Bis zu welchem Tag liefert ihr Belege oder Lohnänderungen?
Zuständigkeit	Wer klärt Rückfragen, wer gibt Zahlungen frei?
Kanzlei	Wer erstellt Abschluss und Erklärungen, in welchem Format?
Auswertungen	Welche Berichte bekommst du, bis wann?

Was beim Unternehmen bleibt, solltest du ebenfalls aufschreiben. Freigaben, Zahlungen und die Vollständigkeit der Belege liegen meist weiter bei dir.

So findest du über PinnDeals einen Buchhalter oder Steuerberater

Auf PinnDeals gibst du ein Gesuch auf. Buchhalter und Kanzleien, die Kapazität haben, melden sich bei dir.

1. Bedarf kostenfrei beschreiben: Leistungen, Belegmenge, Software, Region oder digital, Beginn. Beim Inserat wählst du den gesuchten Expertentyp, etwa Buchhalter oder Steuerberater.
2. Antworten erhalten: Interessierte schreiben dir über das interne Nachrichtensystem.
3. Direkt entscheiden: Du wählst. Keine Vermittlungsprovision, keine Verpflichtung.

Im Standard-Paket sind Registrierung und Gesuch kostenfrei, das Gesuch erscheint anonym. Start: Steuerberater finden.

Echte Gesuche zum Thema auf der Plattform:

• Steuerberater für 3 Gewerbe in Ibbenbüren gesucht: Ein Ehepaar sucht Unterstützung für drei Gewerbe, inklusive Aufarbeitung der Buchhaltung seit 08/2025 und laufender Betreuung.
• Gastronom mit zwei Restaurants sucht erfahrene Kanzlei: Finanzbuchhaltung für zwei Betriebe, Lohn inklusive Minijobs und Trinkgeldern, Prüfung der Kassenführung.
• Buchhalterin sucht Kanzlei für feste Kooperation (Leipzig): Eine selbstständige Buchhalterin mit rund 40 Mandanten sucht eine Kanzlei für Abschlüsse und Steuererklärungen.

Das letzte Beispiel zeigt die Aufteilung aus der Tabelle oben in der Praxis. Auch Kanzleien suchen auf PinnDeals Verstärkung, zum Beispiel für Lohn. Wie Steuerberater Mandate und Partner finden, steht im Ratgeber Steuerkanzlei kaufen, verkaufen, Nachfolge und auf der Seite Mandate finden.

Vorlage für dein Gesuch

Titel: [Buchhaltung/Lohnbuchhaltung] für [Branche] ab [Datum] gesucht

„Wir sind [Branche], Rechtsform [Angabe], in [Region/digital]. Gesucht: [laufende Buchhaltung/Lohn für Anzahl Beschäftigte/Aufarbeitung Zeitraum]. Ungefähr [Anzahl] Belege pro Monat, Software [Name], Stand bis [Monat]. Eine Steuerkanzlei ist [vorhanden/gesucht]. Daten liefern wir bis [Tag] des Monats über [Weg]. Bitte nennt Qualifikation, Leistungsumfang und Vergütung.“

Wie digitale Belegwege die Kosten senken, steht im Ratgeber Digitale Steuerberatung. Allgemeine Kriterien zur Kanzleiwahl findest du im Hub-Artikel Steuerberater finden.

Häufige Fragen

Darf ein Buchhalter meine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung steht nicht in der Aufzählung von § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Kläre mit dem Anbieter, wer sie verantwortet. Im Zweifel übernimmt sie die Kanzlei.

Wie finde ich einen guten Buchhalter?

Frag nach Ausbildung und Berufserfahrung im Sinne von § 6 StBerG, nach Branchenerfahrung und nach der Software. Lass dir zeigen, wie die Übergabe an deine Kanzlei läuft.

Kann ich nur die Lohnbuchhaltung auslagern?

Ja. Das ist einer der häufigsten Fälle. Nenne Zahl und Art der Beschäftigten, das bisherige System und den gewünschten Übernahmemonat.

Was kostet eine Lohnabrechnung?

Beim Steuerberater sieht die StBVV 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum vor, wenn nichts anderes vereinbart ist. Buchhaltungsbüros kalkulieren frei. Vergleiche, was enthalten ist: Meldungen, Bescheinigungen, Änderungen.

Muss ich meine alten Belege an den neuen Dienstleister geben?

Er braucht den Stand der Buchhaltung, um weiterzumachen. Welche Unterlagen genau, klärst du im Übernahmegespräch. Echte Belege gehören nicht ins öffentliche Gesuch.